PMO-Tool von MSO

schlank – intuitiv – webbasiert

Das Project-Management-Office-Tool
für schlanke Prozesse und vollen Projekterfolg

PMO by MSO

Das PMO-Tool von MSO wurde auf Basis jahrelanger Beratung und Softwareentwicklung für PMOs entwickelt, die sich sowohl mit strategischen Projekten als auch mit Projekten oder Programmen mit Effektcontrolling sowie sonstigen Sonderprojekten beschäftigen. Das PMO-Tool von MSO unterstützt sowohl die strategische und steuernde Funktion des PMO als auch die operative Projektsteuerung der Projektleiter und die Umsetzung der Arbeitspakete und Tasks durch die Projektmitarbeiter.

Durch die Bereitstellung von unterschiedlichen Projektmanagement-Standards, -Prozessen sowie -Richtlinien für unterschiedliche Arten von Projekten in einem Tool fördert das PMO-Tool von MSO die zentrale Koordination sowie die Steuerung sämtlicher Projekte und Ressourcen – und trägt so wesentlich zu einer allgemeinen Effektivitäts- und Effizienzsteigerung im gesamten Projektmanagement bei.

Definition, Nutzen und Typen des PMO

Das Project Management Office ist die zentrale Stelle zur Steuerung des Projektmanagements und zur Pflege des Projektmanagementsystems. Ein PMO fördert oder unterstützt die Entwicklung von Methoden, Prozessen, Tools, Templates, Multiprojektreporting, Projektleitung sowie das Projektportfoliomanagement.

Doch um die Potenziale des PMO überhaupt nutzen zu können, spielt die Individualität von Unternehmen eine entscheidende Rolle: Nicht nur das spezifische Aufgabenspektrum, sondern auch die Organisationskultur, -struktur und -entwicklung des jeweiligen Unternehmens sind ausschlaggebend für die tatsächliche Ausprägung des Project Management Office.

Zudem gibt es drei hauptsächliche Typen oder Kategorien des PMO, die unterschiedliche Schwerpunkte setzen:

Das Project Management Office ist die zentrale Stelle zur Steuerung des Projektmanagements.
Ein strategisch ausgerichtetes Project Management Office erarbeitet Standards für das Projektmanagement eines Unternehmens.

1. Das strategische PMO:

Ein strategisch ausgerichtetes PMO erarbeitet Richtlinien und entwickelt bereichs- übergreifende Standards, Werkzeuge und Methoden für das Projektmanagement eines Unternehmens. 

Der Begriff „strategisch” im Kontext PMO steht also symptomatisch für einen hohen Grad an Standardisierung und die kontinuierliche Weiterentwicklung des gesamten Projektmanagements hinsichtlich schlankerer Prozesse und mehr Flexibilität.

Die Kunst dabei ist es, jede Art von Projekten zu unterstützen, gleichzeitig Freiräume für ein spezifisches, effizientes und effektives Projektmanagement zu erhalten und dabei eine übergreifende Planung, Steuerung und Auswertung zu gewährleisten.

Das steuernde PMO übernimmt das Controlling ganzheitlich für alle Projekte und überprüft diese hinsichtlich Zielerreichung, Qualität und Kosten.

2. Das projekt-steuernde PMO

Das steuernde Project Management Office übernimmt das Controlling ganzheitlich für alle Projekte und überprüft diese hinsichtlich Wechselwirkungen, Abhängigkeiten, Zielerreichung, Risikoentwicklung, Termineinhaltung, Qualität und Kosten. 

So werden insbesondere Projekte, die zusätzliche Unterstützung benötigen, rechtzeitig auch als solche erkannt. Dasselbe gilt auch für Fehler, die z.B. in der Projektsteuerung, Kommunikation oder Ressourcenplanung auftreten: diese werden früh erfasst, sodass sie (ggf. noch rechtzeitig) behoben werden können.

Die Hauptaufgabe unterstützender PMOs liegt in der Steuerung aller Projekte unter Berücksichtigung sämtlicher Wechselwirkungen.

3. Das projekt-unterstützende PMO

Die Hauptaufgabe unterstützender oder operativer PMOs liegt zum einen in der Steuerung aller Projekte unter Berücksichtigung sämtlicher Wechselwirkungen, zum anderen in der Koordination einzelner Teilprojekte. 

Ziel ist es, die jeweiligen Projektziele zu erreichen. Die Möglichkeiten der Einflussnahme bzw. Unterstützung durch das PMO beziehen sich u.a. darauf, die Ressourcenallokation zu optimieren, die Prozesse im Projekt zu verschlanken, den administrativen Aufwand zu reduzieren, die Anwendung von Projektmanagement-Methoden zu optimieren und schließlich Mitarbeiter zu coachen.

Vorteile eines Project Management Office

Unternehmen mit einem Project Management Office haben im Projektgeschäft mehr Erfolg. Zahlreiche Studien bestätigen: PMO hilft u.a. dabei, Doppelarbeiten zu vermeiden, die Zuverlässigkeit beim Erreichen der Projektziele zu erhöhen, die Organisationsentwicklung (Wachstum) zu fördern u.v.m.:

  • 1. Professionalisierung der Projektarbeit
  • 2. Vereinheitlichung der Projektmethoden
  • 3. Unterstützung der Projektleitung und Entlastung des Projekt-Teams
  • 4. Verbesserung der internen Projektkommunikation
  • 5. Ausrichtung aller Projekte an der Unternehmensstrategie
  • 6. Etablierung und Förderung einer Projektmanagement-Kultur

Einführung des PMO-Tools by MSO

MSO unterstützt seine Kunden bei der technischen Implementierung eines PMO-Tools in vier wesentlichen Schritten. Dabei setzen wir auf maximale Transparenz und die enge Einbindung aller Stakeholder – von externen Beratern über das Management bis hin zu jedem einzelnen Mitarbeiter. Denn nur wenn jede Ebene von Anfang an in den Prozess involviert ist, kann eine langfristige flächendeckende Verankerung des PMO-Tools im Unternehmen erreicht werden.

MSO unterstützt seine Kunden bei der technischen Einführung eines PMO-Tools in vier Schritten.
Verschaffung detaillierter Einblicke in den Reifegrad des aktuellen Projektmanagements.

Schritt 1: Ist-Analyse (Kunde)

  • Verschaffung detaillierter Einblicke in den Reifegrad des aktuellen Projektmanagements
  • Feststellung des spezifischen Aufgabenspektrums und der Organisationsstruktur des Unternehmens
  • Identifikation der Anforderungen an das neue Project-Management-Office-Tool
  • Entscheidung, welche Projektmanagement-Methoden, -Prozesse oder -Tools gebraucht werden
Basierend auf der IST-Analyse folgt die Entwicklung eines schlüssigen Konzepts.

Schritt 2: Konzeptionierung (MSO & Kunde)

  • Entwicklung eines realistischen Konzepts – basierend auf der IST-Analyse
  • Festlegung von Zielen, die erreicht werden wollen
  • Definition von Aufgabenfelder und Zuständigkeiten
  • Bestimmung der Rahmenbedingungen und des Ressourcenbedarfs
  • Festlegung auf die richtige PM-Prozesse und -Methoden
  • Definition eines Rollen- und Rechtekonzepts
Individuelle Anforderungen in einem innovativen Tool.

Schritt 3: Implementierung (MSO & Kunde)

  • MSO setzt die im Rahmen der Konzeptionierung erarbeiteten Anforderungen in einem innovativen Tool um
  • Gemeinsam mit dem Kunden entsteht die maßgeschneiderte Software-Lösung im Rahmen einer agilen Projektabwicklung
  • Die interne IT des Kunden wird durch das Projekt nicht beeinflusst
Mitarbeiter werden für den sicheren Umgang mit dem Projekt Management Office Tool geschult.

Schritt 4: Schulungen (MSO & Kunde)

  • Eine Schulung by MSO findet nicht nur auf fachlicher, sondern auch „ideeller” Ebene statt
  • Mitarbeiter werden dahingehend geschult, dass sie mit dem PMO-Tool sicher umgehen können und Spaß an der Arbeit haben
  • Systemadministratoren erhalten spezifische Trainings, um das Tool unternehmensspezifisch gestalten zu können

Fazit: PMO als Motor agiler Methoden

Wenn Doppelarbeiten vermieden, Projektziele effizient und zuverlässig erreicht und damit auch Wachstum und Umsätze der Organisation erhöht werden, dann hat das mindestens drei positive Auswirkungen – insbesondere für die Mitarbeiter eines Unternehmens – zur Folge:

  1. Die Motivation der Mitarbeiter steigt.
  2. Die Reaktionsfähigkeit und -geschwindigkeit bezüglich Änderungen nimmt zu.
  3. Die Teamfähigkeit erhöht sich.

Das sind in etwa die Ziele, die sich Organisation von „Agilität im Projektmanagement“ erhoffen. Auf den Kern reduziert meint „Agiles Arbeiten” ja genau das: Die Fähigkeit (oder auch Möglichkeit), flexibel zu reagieren in einem Umfeld eigenverantwortlicher Team-Arbeit. Das PMO-Tool by MSO unterstützt den Weg, diese Ziele zu erreichen.

Mit dem Project Management Tool von MSO können Unternehmen flexibel reagieren in einem Umfeld eigenverantwortlicher Team-Arbeit.

FAQs

Der Preis richtet sich nach den unternehmensspezifischen Anforderungen hinsichtlich der Projektsteuerung.

Je nach Reifegrad der vorangegangenen Ist-Analyse und Konzeption dauert die Implementierung in der Regel zwei und vier Wochen.

Das Project Management Office liefert einen Überblick über alle im Unternehmen laufenden Projekte. Dadurch wird eine ganzheitliche Betrachtung auf das System Unternehmen ermöglicht und Entscheidungen können im Sinne der strategischen Grundausrichtung getroffen werden. Eine disjunkte Betrachtungsweise der Projekte führt langfristig zu erheblichen Einbußen der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens.

Das Project Management Office bildet den geordneten Rahmen für jedes einzelne Projekt. Auf Basis vergangener Projekte und Best-Practices entwickelt das PMO Standards für die Zukunft. Nur mit Hilfe dieser Standards und des vorhandenen Wissensmanagements ist es möglich, kontinuierliche Verbesserungsprozesse zu implementieren und aus Misserfolgen zu lernen.

Das PMO hat einen transparenten Überblick über die gesamte Projektlandschaft eines Unternehmens. Abhängig von der jeweiligen Organisationsform (reine Projektorganisation, Stab-Projektorganisation, Matrix-Projektorganisation), kann das PMO die Ressourcenallokation optimieren und somit das Ressourcenmanagement entscheidend unterstützen.