Jede große Innovation beginnt mit einer Idee. Im Geschäftsalltag kann dies der Wunsch sein, Prozesse effizienter zu gestalten, wiederkehrende manuelle Aufgaben zu automatisieren oder die Zusammenarbeit zwischen Teams zu verbessern. Doch wie wird aus einem Digitalisierungspotential ein konkreter digitaler Workflow?
Mit der MSO Software und ihren benutzerfreundlichen No-Code-Funktionen wird dieser Weg nicht nur einfach, sondern auch schnell realisierbar. In sieben klaren Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Digitalisierungs-Idee mit MSO in einen durchdachten Workflow verwandeln können.
1. Digitalisierungspotential identifizieren
- Häufigkeit und Relevanz des Prozesses:
Prozesse, die häufig durchgeführt werden oder eine zentrale Rolle in Ihrer Wertschöpfungskette spielen
- Compliance-Anforderungen und Nachweisführung:
Prozesse mit strengen Vorschriften und Nachweispflichten
- Fehleranfälligkeit und Bearbeitungszeit:
Komplexe und manuelle Abläufe, die zu lange Bearbeitungszeiten benötigen mit hoher Fehleranfälligkeit
- Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern:
Ein verbesserter Workflow kann die Nutzererfahrung, Zufriedenheit Ihrer Kunden und die Arbeitsqualität Ihrer Mitarbeitenden verbessern.
Eine End-to-End-Prozessbetrachtung hilft Ihnen, die gesamte Wertschöpfungskette zu durchleuchten. Analysieren Sie Prozesse ganzheitlich, ausgehend von einem fixen Start- und Endpunkt. Diese Punkte werden aus Sicht des Kunden bestimmt, wobei der Prozess sowohl von ihnen ausgelöst als auch abgeschlossen wird. Dadurch können Sie Transparenz schaffen und mit Fokus auf Stakeholder-Anforderungen Verbesserungspotentiale für eine zielgerichtete Digitalisierung aufdecken.
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2. Ist-Prozess erfassen
Bevor Sie mit der Umsetzung in MSO beginnen, ist es wichtig, den aktuellen Zustand des Prozesses – den sogenannten Ist-Prozess – genau zu erfassen.
MSO bietet hier flexible Werkzeuge, um:
- Alle relevanten Prozessschritte und Akteure zu dokumentieren
- Daten zu strukturieren und Schwachstellen sichtbar zu machen
- Eine fundierte Basis für die spätere Optimierung zu schaffen
Diese systematische Erfassung ermöglicht es Ihnen, gezielt Maßnahmen zur Verbesserung zu planen.
3. Soll-Prozess skizzieren
Ein klar definierter Soll-Prozess ist die Grundlage für jeden erfolgreichen digitalen Workflow. Die Modellierungsfunktionen von MSO helfen Ihnen dabei, diesen optimalen Zustand zu skizzieren und präzise zu planen.
Berücksichtigen Sie dabei:
- Die Anzahl und Reihenfolge der Prozessschritte
- KPIs wie Durchlaufzeiten, Prozessstabilität und Automatisierungsgrad
- Rollen und Verantwortlichkeiten der Prozessbeteiligten
Die intuitive Benutzeroberfläche von MSO ermöglicht es, diese Schritte nicht nur einfach zu visualisieren, sondern auch direkt für die spätere Umsetzung vorzubereiten.
4. Prozessoptimierung mit No-Code-Tools von MSO
Jetzt beginnt die eigentliche Umsetzung Ihres Workflows und Ihrer Prozessoptimierung mit den MSO-Tools. Mit unseren No-Code-Funktionen können Sie Ihre Planung schnell und ohne IT-Kenntnisse realisieren und Ihre Prozesse digitalisieren.
So funktioniert es:
- 1. Ereignisvorlage erstellen:
Starten Sie mit einer leeren Vorlage, die Sie individuell anpassen können.
- 2. Prozessschritte hinzufügen:
Fügen Sie die definierten Schritte hinzu und ordnen Sie diese logisch an.
- 3. Dateneingabefelder zuweisen:
Ergänzen Sie die benötigten Felder, um relevante Informationen präzise zu erfassen.
- 4. Regeln definieren:
Legen Sie fest, ob es Bedingungen oder Abzweigungen im Prozessverlauf gibt. Mithilfe eines Regelwerks lässt sich dieser flexibel anpassen.
- 5. Benutzerrollen und Rechte festlegen:
Bestimmen Sie, wer welche Schritte sehen und bearbeiten darf.
- 6. Benachrichtigungen aktivieren:
Halten Sie alle Beteiligten durch automatische Updates auf dem Laufenden.
Durch diese Funktionen können die Fachabteilungen den Workflow direkt erstellen und anpassen – ganz ohne IT-Kenntnisse oder die IT-Ressourcen zu belasten.
5. Schulung und Einführung
Eine erfolgreiche Einführung eines digitalen Workflows hängt davon ab, wie gut die Mitarbeiter darauf vorbereitet sind. Eine transparente Kommunikation über die Vorteile und Ziele fördert zusätzlich die Akzeptanz und Nutzung. MSO erleichtert diesen Prozess durch:
- Klar verständliche Workflows, die ohne lange Einarbeitung nutzbar sind
- Schulungsmaterialien auf der Plattform, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter unterstützen können
- Die Möglichkeit, Feedback der Nutzer schnell in den Workflow einzubinden
6. Daten auswerten und Prozesse optimieren
Ein wesentlicher Vorteil eines digitalen Workflows in MSO ist die Möglichkeit, aussagekräftige Daten zu generieren und direkt auszuwerten. Nutzen Sie die integrierten Analysefunktionen, um:
- Echtzeit-Reports zu erstellen
- Den Fortschritt Ihrer Prozesse zu überwachen
- Fundierte Entscheidungen auf Basis von Daten zu treffen
7. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
Nach der Einführung beginnt die Phase des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Dank der Flexibilität von MSO können Sie Optimierungen direkt umsetzen, ohne auf externe IT-Unterstützung angewiesen zu sein.
Regelmäßige Auswertungen und das Feedback der Anwender:innen helfen Ihnen dabei, den Workflow stetig zu verbessern und neue Potentiale zu erschließen.
Fazit: Von der Idee zur digitalen Transformation mit MSO
Die MSO-Plattform macht es einfach, aus einer Idee einen funktionierenden digitalen Workflow zu entwickeln. Mit intuitiven No-Code-Funktionen, leistungsstarken Analysetools und einer klaren Struktur können Unternehmen Prozesse nicht nur digitalisieren, sondern nachhaltig optimieren.
Setzen Sie Ihre Ideen in die Tat um und starten Sie Ihre digitale Transformation mit MSO.
