Prozess- und Workflowmanagement

Let it flow – Worauf man beim Einsatz eines Workflow-Tools achten sollte

Prozess- und Workflowmanagement

Let it flow – Worauf man beim Einsatz eines Workflow-Tools achten sollte

Viele Geschäftsprozesse, die heute noch mehr oder weniger manuell ablaufen via Excel, Word, E-Mail und Co, können mit Einsatz eines Workflow-Tools digitalisiert und damit auch zunehmend automatisiert werden. Dies verschafft Unternehmen sowohl einen zeitlichen Vorteil, weil die Prozesse schneller und effizienter durchlaufen werden können als auch einen qualitativen Vorteil durch mehr Transparenz, Steuerung und Compliance.
16. Dezember 2021
4 min
Julia Kölsch

Viele Geschäftsprozesse, die heute noch mehr oder weniger manuell ablaufen via Excel, Word, E-Mail und Co, können mit Einsatz eines Workflow-Tools digitalisiert und damit auch zunehmend automatisiert werden. Dies verschafft Unternehmen sowohl einen zeitlichen Vorteil, weil die Prozesse schneller und effizienter durchlaufen werden können als auch einen qualitativen Vorteil durch mehr Transparenz, Steuerung und Compliance.

Der Begriff Workflow – zu Deutsch „Arbeitsablauf“ – beschreibt, wie Arbeit „fließt“, d.h. wer wann wie einen (Geschäfts-) Prozess bzw. eine definierte Folge von Arbeitsschritten zur Produktion von Ergebnissen ausführt.

Indem man Workflows zunächst bewusst definiert, strukturiert man diese Arbeitsschritte in ihrer Reihenfolge, in ihren Abhängigkeiten untereinander sowie ihren Inhalten und sorgt so dafür, dass die (wiederkehrenden) Abläufe möglichst einheitlich, nachvollziehbar und effizient vonstattengehen.

Indem man Workflows im zweiten Schritt digitalisiert, können die einzelnen Schritte mehr oder weniger unabhängig vom Prozesswissen der beteiligten Mitarbeiter durchlaufen werden. Ein digitaler Workflow bedeutet nichts anderes als die definierten Arbeitsabläufe digital abzubilden. Er bildet die Grundlage einer jeden Standardisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Im Grunde kann und sollte jeder Prozess, welcher wiederkehrend nach einer bestimmten Struktur oder Schema im Unternehmen abläuft (ablaufen soll) in einen digitalen Workflow überführt werden.

Digitalisierung eines Onboarding-Prozesses mit MSO

Vorteile eines Workflow-Tools

Die (erhofften) Vorteile von definierten Workflows im Allgemeinen liegen auf der Hand: Abläufe folgen dem gleichen Schema, werden beschleunigt, können besser kontrolliert werden, Fristen werden eingehalten und die Produktivität erhöht sich.

Doch reicht es, wenn Workflows „manuell“ abgearbeitet werden? Wenn bspw. eine Mitarbeiterin ein Dokument zur Einarbeitung an einen anderen Kollegen schickt, welcher es nach getaner Arbeit an die nächste Abteilung weiterleitet? Reicht es, wenn die Erledigung in einer Liste abgehakt und zur Dokumentation auf dem SharePoint abgelegt wird?

Die versprochene Effizienz und Qualität gehen verloren, wenn Daten an vielen verschiedenen Stellen eingegeben und weitergetragen werden und/oder niemand mehr genau weiß, wo genau welche Information gefunden werden kann und, ob diese aktuell ist.

Durch die Verwendung von Vorlagen, festgelegten Arbeitsschritten, definierten Ablageorten uvm. werden Geschäftsprozesse stets eingehalten und sind weniger fehleranfällig.

Feste Vorgaben, Regeln, Zuständigkeiten und Termine sorgen für geringere Wartezeiten und schnellere Durchlaufzeiten.

Zuständige Bearbeiter werden automatisch über neue Aufgaben informiert, sobald der vorherige Arbeitsschritt erledigt wurde. Dadurch sinkt unnötiger Kommunikationsaufwand zur Beschaffung von Informationen und die Mitarbeiter haben mehr Zeit zur Erledigung ihrer Aufgaben.

Die Ausführung der Prozesse mit allen relevanten Daten und Informationen kann auf Mausklick abgefragt werden (inkl. Zeitstempel für eine revisionssichere Protokollierung).

Es ist sichergestellt, dass die Prozessschritte wie vorgegeben durchlaufen werden und Ausführungen und Freigaben von Mitarbeitern mit den entsprechenden Kompetenzen und Befugnissen ausgeführt werden.

Die Prozesse können bzgl. Anzahl, Laufzeit und beliebigen Kriterien ausgewertet werden. Die Daten können für kontinuierliche Verbesserung genutzt werden.

Herausforderungen beim Einsatz eines Workflow-Tools

Die bestehende Infrastruktur: Vor der Auswahl eines Workflow-Tools und bei dessen Einsatz sollte die bestehende Infrastruktur des Unternehmens und bestehende Workflows berücksichtigt werden. Oft gibt es bereits verschiedene Speziallösungen und Software für diverse Prozesse oder einzelne Aufgaben. Beim Einsatz eines digitalen Workflow-Tools müssen daher Schnittstellen zwischen den einzelnen Systemen ermöglicht werden oder Daten initial in das neue System importiert werden. Zudem sollte der Aufwand für die interne IT so gering wie möglich gehalten werden.

Konfigurierbarkeit und Skalierbarkeit: Geschäftsprozesse können sich regelmäßig ändern, optimiert werden, andere Bereiche kommen hinzu, neue Tools müssen integriert werden, neue Ideen entstehen… Digitale Workflow-Tools sollten die nötige Flexibilität mitbringen, sich stets auf die Anforderungen des Unternehmens anpassen zu können und mitzuwachsen, sodass keine Diskrepanzen zwischen realer Arbeitswelt und dokumentierten Workflows entstehen.

Mehr dazu lesen Sie auch in unserem Blogbeitrag „Warum Unternehmen auf frei konfigurierbare und skalierbare No-Code Software setzen“.

Welche Prozesse können digitalisiert werden – wo anfangen?

In einer Bitkom-Studie zur „Digitalisierung der [deutschen] Wirtschaft“ aus dem Jahr 2020 gaben sich die befragten gut 600 Unternehmen nur eine Schulnote 3-4 zur Beurteilung ihres Digitalisierungsgrades. Über 90% sehen in der Digitalisierung eher eine Chance als ein Risiko für ihr Unternehmen. 48% gaben an, dass Wettbewerber aus ihrer Branche, die frühzeitig auf die Digitalisierung gesetzt haben, ihnen voraus sind. Jeder fünfte Mittelständler hat noch keine Digitalstrategie. Es scheint in diesem Bereich nach wie vor viel Luft nach oben zu geben. Auch wenn die Vorteile eines digitalen Workflow-Tools immens sind, ist es sicherlich kaum umsetzbar und vielleicht auch nicht sinnvoll, alle Workflows im Unternehmen auf einen Schlag zu digitalisieren.

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Geschäftsprozesse sind unterschiedlich ausgereift in ihrem bisherigen Digitalisierungsgrad, sind unterschiedlich einfach oder komplex ausgestaltet, unterschiedlich kost- und zeitintensiv und mit unterschiedlichen Prioritäten versehen. Nicht zuletzt könnte ein „digitaler Rundumschlag“ auch die Mitarbeiter verschrecken.

Welche Prozesse eignen sich folglich am besten bzw. wo setzt man an? Hier gilt es – wie so oft – sich zunächst einen Überblick zu verschaffen mittels Analyse der IST-Situation aller Geschäftsprozesse im Unternehmen (wo bestehen die größten Verbesserungspotenziale?), sich daraufhin Ziele zu setzen (SOLL) und diese mittels strukturierter Vorgehensweise bzw. Digitalstrategie Stück für Stück im gesamten Unternehmen zu verfolgen.

Erste digitale Geschäftsprozesse können sein:

  • Eintritt eines Mitarbeiters/Onboarding: Personaldatenerfassung, Erstellung des Arbeitsvertrags und Unterzeichnung, abhängig vom Eintrittsdatum Beschaffung von Arbeitsmitteln, Einrichtung eines IT Accounts, Zusendung von Informationen, Unterweisung Datenschutz, Arbeitssicherheit, Einarbeitung, Feedbackgespräche, Übernahme nach der Probezeit, Personalentwicklung…
  • Austritt eines Mitarbeiters/Offboarding: Kündigungsschreiben, Rückgabe der Arbeitsmittel, Abmeldung von IT- und Zutrittssystemen, Abmeldung der Sozialversicherungen, Ausstellen eines Arbeitszeugnisses…
  • Investitionsantrag: Antragstellung, Begründung, Klassifizierung (Kostenstellen, …), je nach Umfang und Berechtigung mit ein- oder mehrstufiger Freigabe, Erfassung der tatsächlichen Ausgaben, Auswertungen (Budgetplanung, Gesamtbudget nach Perioden, Budgetstatus, …)
  • Angebotserstellung: Anfrageerfassung, Anfrageklärung, Machbarkeitsprüfung durch die Fachbereiche, Kalkulation, Freigabe, Angebotserstellung, -prüfung, -freigabe, -nachverfolgung. Auswertung Salesfunnel: Anzahl Angebote, Angebotsvolumen, gewichtet/ungewichtet, Aufträge nach Anzahl, nach Volumen, nach Produktgruppen, Regionen, Kunden…
  • Auftragsbearbeitung: Auftragserfassung, Auftragsprüfung, -klärung, -bestätigung, Auftragsbearbeitung gemäß Auftragsablaufplan, Rechnungsstellung…

Zu digitalisierende Prozesse sollten im ersten Schritt vor ihrer Digitalisierung bereits sauber definiert und ausgearbeitet sein. Sonst können sie nur mühsam in ein Workflow-Tool überführt werden bzw. es liegt eine Diskrepanz zwischen realer Arbeitswelt und dokumentierten Workflows vor.

Die Prozess-Experten von MSO können Sie hinsichtlich Prozessdesign, Prozessoptimierung (bzgl. Ergebnis und Performance), Prozesskennzahlen und Controlling sowie Prozessdigitalisierung und -automatisierung beraten.

Intuitive Workflow-Gestaltung mit MSO

Mit nur wenigen Klicks können Workflows angelegt und bearbeitet werden, bei einzelnen Statusschritten Berechnungen ausgeführt und Dokumente hochgeladen werden sowie Fortschritte und Zuständigkeiten transparent nachverfolgt und relevante Auswertungen mit nur einem Klick aufgerufen und nach Bedarf gefiltert werden.

Erfahren Sie hier mehr über das Prozess- und Workflowmanagement mit MSO.

Mit MSO steht Unternehmen eine vollständig webbasierte Lösung zur Verfügung, welche ein maximal flexibles Workflow-Management ermöglicht. Hierbei ist die Management-Software als Framework zu verstehen, welches einfach konfigurierbar sowie für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Zwecke skalierbar ist.

Die individuelle Konfigurierbarkeit geht einher mit einer intuitiven Bedienung bzw. Workflow-Gestaltung. Dank No-Code Ansatz können Anpassungen stets ohne viel Aufwand und ohne Einbezug der internen IT vorgenommen werden.

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